(一)公司领导十分重视审计发现的问题。Z公司领导对审计发现的问题和审计意见及建议非常重视,分别对此做了批示,并明确要求各责任部门高度重视审计发现的问题,深刻反思,采取有效措施,加强制度完善,堵塞管理漏洞,并认真整改。
(二)公司进一步加强了对招投标工作的管理,完善了相关制度。一是实行统一的招投标管理。Z公司的招投标工作原先分散在各职能部门,通过本次审计,Z公司建立了专门的组织机构,在企业管理处设立了招投标管理科,统一负责公司各部门的招投标管理工作。二是制订了《招投标管理规定》及众多记录表单,进一步完善了招投标管理制度。三是规范了投标保证金的管理。审计发现工程管理部门曾两次退还放弃中标的投标单位的投标保证金(本应当没收),开标时也不宣布投标保证金的缴纳情况。根据审计意见,修订了《Z公司招投标管理规定》,增加了投标保证金的管理内容,明确了投标保证金的缴纳时间,对于未及时缴纳投标保证金的,判为废标;同时明确了投标保证金的退还程序。开标会上,招标代理机构也按要求公布投标保证金提交情况。
(三)完善了招标文件商务评分及废标处理的条款内容。对商务标评分办法不科学及“按废标处理”条款不完善的问题,被审单位根据审计意见完善了招标文件相应条款,设置了最高限价,明确超过限价作为废标处理,避免明显偏离市场价的高报价影响商务评分结果。
(四)追回多计的招标代理费45万元。工程管理部门根据审计意见扣回多计的10万多元代理费,并明确了一份招标文件中含有两个及两个以上标段的招标文件,今后将以一份招标文件多个标段的计费基数之和作为基数。对16个委托编制标底的项目进行排查,对7个编制标底的项目进行了整改,扣回招标代理费24万多元,通过与招标代理机构协商谈判,对12个安装工程项目的招标代理费计取基数按下浮15%计取,扣回代理费10万多元。通过本次审计,从招标代理机构共扣回代理费45万元,审计成果显著。
我们就招标代理费同工程管理部门交换了看法和意见,对公司即将建设投资数百亿元的项目,若依据发改价格[2011]534号《国家发展改革委关于降低部分建设项目收费标准规范行为等有关问题的通知》精神,工程项目若委托招标代机构进行施工招标,招标代理费拟采用450万元的最高限价,同YX工程已支付招标代理费1248万相比,可节约项目投资约800万元。
(五)上级审计部门借鉴专项审计成果,为竣工决算审计节约了时间。上级审计部门在YX工程竣工决算审计过程中,借鉴Z公司工程项目招投标专项审计成果,结合审计发现的问题和整改落实情况,对此类问题不再重复检查,对审计过程中发现的问题核实后确认为已整改项。专项审计期间外未再出现工程项目招投标专项审计发现的类似问题,为其竣工决算审计节约了宝贵的时间。
四、启示
本次审计涉及YX工程的招标工作,标段划分细,项目招标周期长,招标次数达二百多次,资料信息量大,面对众多的招投标文件很难进行详细审计,通过抽样审计确定的样本量也很难对其他项目招投标过程中可能存在的问题做到全方位的反映。主要通过招标情况,从合规不合理的角度,深层次的剖析招标结果存在的漏洞和发现的问题,完善公司相关管理制度、规范项目招投标工作。
总结本次审计经验,对今后涉足的工程项目审计业务起到了十分重要的示范作用,为今后需要着力改进知识结构的调整、审计方法的更新和分析能力的提高等都有很好的推动作用。公司工程管理部门今后组织项目招投标工作时严格按照国家、公司相关法规、制度执行,切实把招投标管理工作的权利关进制度的笼子里。